공무원·행정실무 문서에서 자주 쓰이는 핵심 엑셀 함수 정리

공무원이나 행정기관 실무에서는 공문 작성, 예산 집행, 출장비 계산, 성과 관리표 작성 등 다양한 문서에서 엑셀을 활용하게 됩니다.

오늘은 행정 문서에 자주 등장하는 핵심 함수를 분야별로 정리해봤습니다.

복잡한 수식보다, “공무원 실무에 꼭 필요한 함수 중심”으로 정리했으니 바로 적용해보세요.

 

 

1️⃣ 기본 계산 필수 함수

함수	설명	실무 예시
SUM	여러 셀의 합계 계산	출장비 합계, 지출 내역 합산 등
AVERAGE	평균값 계산	부서별 성과평균, 만족도평균
MAX / MIN	최대값·최소값 구하기	가장 큰 지출액, 최소 견적가
ROUND / ROUNDUP / ROUNDDOWN	반올림·올림·내림	금액 단위 절사, 원단위 반올림
PRODUCT	곱셈 계산	단가 × 수량 등 단순 계산

👉 활용 예시:
출장비 정산표에서 =SUM(D2:D10)으로 전체 금액을 자동 계산하거나, =ROUND(E2, -1)로 10원 단위 반올림 처리.

 

2️⃣ 조건부 계산 함수 (행정에서 가장 많이 씀!)

함수	설명	실무 예시
IF	조건에 따라 다른 결과 표시	"지각"이면 "지각 처리", 아니면 "정상"
SUMIF	조건에 맞는 합계 계산	특정 부서만 합산 (=SUMIF(B2:B50,"총무과",C2:C50))
COUNTIF	조건에 맞는 개수	"서울" 지역 데이터만 개수 세기
AVERAGEIF	조건별 평균	팀별 만족도 평균
IFS	여러 조건을 한 번에 처리	평가점수 구간별 등급 자동표시

👉 활용 예시:
인사평가표에서 =IF(C2>=90,"우수",IF(C2>=80,"양호","보통")) 식으로 자동 등급 부여 가능.

 

3️⃣ 날짜·근무일 관련 함수

함수	설명	실무 예시
TODAY()	오늘 날짜 표시	문서 자동 날짜 표시
NOW()	현재 날짜와 시간	결재기안 시 자동시간 입력
NETWORKDAYS	평일 근무일 계산	출장기간 근무일 산출
EDATE	기준일로부터 n개월 후 날짜	계약 종료일 자동계산
DATEDIF	두 날짜 간 차이	근속년수, 복무기간 계산

👉 활용 예시:
=DATEDIF(A2,B2,"y") → 입사일과 오늘 사이의 근속년수 계산

=NETWORKDAYS(A1,B1) → 출장일~복귀일까지 실제 근무일 계산

 

4️⃣ 텍스트 처리 함수 (보고서 제목·파일명 정리 시 유용)

함수	설명	실무 예시
LEFT, RIGHT, MID	문자열 일부 추출	"홍길동(총무과)"에서 이름만 추출
TRIM	불필요한 공백 제거	외부 데이터 정리 시 깔끔하게
CONCAT, TEXTJOIN	문구 합치기	이름+부서+직급 조합
UPPER / LOWER	대·소문자 변환	영문 부서명 정리
SUBSTITUTE	특정 문자 교체	"세입" → "세출" 자동 변경

👉 활용 예시:
=CONCAT(A2,"(",B2,")") → “홍길동(총무과)” 형식 자동 생성
=TRIM(A1) → 복사한 데이터의 불필요한 띄어쓰기 제거

 

5️⃣ 참조·검색 함수 (대장, 명단, 인사기록에서 필수!)

함수	설명	실무 예시
VLOOKUP	세로 방향으로 데이터 찾기	사번 기준 이름 자동 불러오기
HLOOKUP	가로 방향 검색	연도별 예산항목 조회
XLOOKUP	최신 버전, 범위 자동 검색	이름으로 연락처 불러오기
INDEX + MATCH	원하는 위치의 값 가져오기	부서명 기준 예산액 불러오기
OFFSET	기준 셀에서 일정 거리 이동	동적 범위 설정

👉 활용 예시:
=VLOOKUP("홍길동",A2:D50,3,FALSE) → 인사명부에서 “홍길동”의 직급 자동 표시

 

6️⃣ 논리·오류 처리 함수

함수	설명	실무 예시
AND / OR	복수 조건 논리 검사	근속>5년, 평가점수>80점인 경우만 “승진대상”
IFERROR	오류 시 대체 값 표시	값이 없을 때 “확인요망”으로 표시
ISBLANK	빈 셀 확인	미입력 항목 자동 검출

👉 활용 예시:
=IFERROR(VLOOKUP(A2,참조표,2,0),"자료없음") → 데이터 없을 때 오류 대신 “자료없음” 출력

 

7️⃣ 행정 문서에 특히 유용한 함수

함수	설명	실무 예시
TEXT	날짜나 숫자를 형식화	=TEXT(TODAY(),"yyyy-mm-dd")
UNIQUE	중복 제거	동일 이름·부서 중복 삭제
SORT	자동 정렬	예산순 또는 이름순 정렬
FILTER	조건에 맞는 데이터만 표시	“서울”만 필터링된 명단
SEQUENCE	자동 번호 생성	문서 자동 일련번호

 

 

💡 공무원 실무 팁

• 보고서나 대장 표를 만들 때는 “참조표 + 조건함수(IF, SUMIF)” 조합이 효율적입니다.
• **날짜 함수(TODAY, NETWORKDAYS)**를 함께 써서 근무일 자동 계산을 설정해두면, 출장비나 복무기록에 매우 유용합니다.
• IFERROR + VLOOKUP은 행정데이터 일치 오류를 방지하는 “실무 필수 콤보”입니다.

 

 

🧾 마무리

엑셀은 단순 계산을 넘어 행정업무의 정확성과 효율을 높여주는 강력한 도구입니다.

특히 공무원·공기업·지자체 행정실무에서는 수많은 서식과 보고서가 반복되므로, 오늘 소개한 함수들만 익혀도 **“업무 속도 + 데이터 정확도”**를 모두 높일 수 있습니다.